4 خطوات لكتابة خطة بشكل صحيح

4 خطوات لكتابة خطة بشكل صحيح 

سواء كنت تريد التخطيط لحياتك الشخصية، أو حياتك العملية، فإن هذه الخطوات يمكن تطبيقها في الاثنين، وسيعتمد الأمر على إجادتك فن التخطيط بالشكل الذي يسمح لك بأن تطبقه في الأمرين. 

1- توضيح الهدف 

حاول الوصول إلى صورة مرئية للنتيجة المتوقعة التي تسعى للوصول إليها في النهاية، على المستوى الشخصي مثلًا أريد أن أكون كاتبًا مؤثرًا في حياة الناس بعد 20 عام من الآن، على مستوى العمل أريد أن يكون فريقي الثقافي موجود في كل أنحاء الوطن العربي.

 ما الذي يجعل هذا الهدف قابل للقياس؟ وهذه من أهم النقاط التي يجب التركيز عليها، وهي من الأمور التي يسهلها عليك فن التخطيط بشكل كبير، فإن لم يكن هدفك قابلًا للقياس، ستجد أنك مستقبلًا غير قادر على تحديد إن كنت نجحت أو لا، وبالتالي فإن التخطيط الجيد يحاول الوصول بك إلى أن تجعل هدفك قابلًا للقياس حقًا. 

ما هي العوائق الموجودة؟ “وقت، أموال، موارد، …. إلخ”، ويجب أن تكون قادرًا على تحديد هذه العوائق بدقة قدر الإمكان، لأن ذلك سيسهل عليك التعامل معها في المستقبل، والتنبؤ بالمستقبل من مهارات فن التخطيط التي ستحتاج إلى إجادتها، لتجنب أن تؤثر هذه العوائق على خطتك بالسلب. 

2- كتابة قائمة من الإجراءات 

دوّن كل الإجراءات التي قد تحتاجها للوصول إلى هدفك، ولا تهمل أي جزء منها حتى ولو كنت ترى أن هذه الجزئية غير هامة. ركز على توليد وكتابة كل الأفكار التي تخطر على ذهنك قدر الإمكان، وفي أثناء كتابة هذه الأفكار تجنب تمامًا أن تحكم عليها، أو تحدد إن كانت صالحة أو لا، فقط ركز على أن تدون أكبر قدر من الأفكار. 

3- تحليل وتحديد الأولويات من قائمة الإجراءات

 ما هي الخطوات المؤكدة الضرورية والفعالة لتحقيق هدفك؟ هنا سيساعدك فن التخطيط على اختيار المناسب لك، وتستبعد غير المناسب الذي يمكنك ألا تضعه في خطتك. 

4- نظم خطواتك في خطة

 قرر الترتيب الذي ستقوم به في خطوات التنفيذ، وعليك أن تكون قادرًا على وضع الترتيب الصحيح للتنفيذ، حتى لا تجد نفسك في مأزق في المستقبل.

 - في كل خطوة موجودة لديك، هل هناك أشياء أخرى نحتاج للقيام بها تخص هذه الخطوة؟ حتى تتأكد من أنك لم تترك شيء أهملته قد يعطلك فيما بعد.

- في النهاية، انظر إلى خطتك وحدد هل هناك طريقة لتبسيطها بشكل أفضل أو لا؟ 

- مراقبة التنفيذ ومراجعة الخطة بشكل دوري. تعتبر المراجعة دائمًا من أهم المهارات المطلوبة لإجادة فن التخطيط بشكل سليم، فبدون مراقبتك ومراجعتك للخطة الموضوعة، قد تجد نفسك معرضًا للفشل، حتى لو كانت الخطة صحيحة، ومكتوبة بالشكل المطلوب.

-  ما الذي حققته للوصول إلى هدفك حتى الآن؟ يمكنك للنجاح في هذه النقطة أن تضع لنفسك قائمة للتحقق من الخطوات، وعندما تنهي خطوة معينة تقوم بوضع علامة أمام الخطوة. 

- ما هي المعلومات الجديدة التي حصلت عليها؟ حيث أنك خلال رحلتك نحو هدفك ستحصل على العديد من المعلومات بالتأكيد، ويجب أن تقوم بإضافة هذه المعلومات إلى خطتك، وتقوم بمحاولة الاستفادة منها قدر الإمكان، ومن ثم تعديل وتنسيق خطتك بما يتناسب مع هذه المعلومات.

 تذكر دائمًا أن فن التخطيط يحتاج منك إلى مرونة عالية أثناء العمل، فالواقع لن يكون مثل المكتوب على الورق بالضبط، وبالتالي فإن عليك أن تكون قادرًا على مواكبة ما يحدث، وألا تدع الجمود يغلب عليك أو على أهدافك، بل تقدر على الاستفادة مما يحدث معك في الواقع، وألا تنظر له على أنه شيء يعطلك. 

فن التخطيط سيظل دائمًا من القدرات التي تضيف إلى صاحبها الكثير، وتجعله قادرًا على التعامل مع الواقع بالصورة الصحيحة، وأيضًا تسهل عليه أن يحقق كل الأهداف التي يريدها، فإن لم تكن تجيد التخطيط، حاول أن تتعلمه في أقرب وقت.